Переподготовка на диплом "Специалист по документационному  и организационному обеспечению" в Ельце

• Нормативно-правовая база делопроизводства. Регламентация работы службы. Зачем нужны регламенты и как оформлять? ГОСТ  7.0.97-2016 с 01.07.2018 (взамен ГОСТ Р 6.30-2003). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

• Источники информации по организации делопроизводства, необходимые в работе.

• Зона ответственности специалиста по документационному обеспечению.  Для чего нужна и как определить? 

• Требования к оформлению документов. Бланки документов. Схема движения документов.

• Назначение и подготовка документов различных систем документации:

- организационные документы;
- распорядительные документы как форма реализации управленческих решений (приказы, указания,  распоряжения, протоколы);
- деловая переписка как средство обеспечения внешнего взаимодействия; культура делового письма; оформление деловых писем и их разновидности;
- документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки);
- особенности оформления и организации работы с договорной документацией и иные виды ОРД.

  Практика составления организационных документов.

• Способы и организация приема и отправки документов. Оптимальные маршруты движения документов в организации. Формы регистрации документов. Отличие регистрации от учета документов.

• Организация работы с документами внутренней переписки.

• Организация контроля исполнения документов и поручений.

• Управление рисками как способ их минимизации и повышения эффективности  в работе с документами.

- Практика оформления журналов регистрации документов

• Общая характеристика документов.

• Порядок разработки, утверждения и введения в действие.

• Виды, общая характеристика, назначение документов. Значение  раздела «Термины и определения».

- Практика разработки локальных актов

• Критерии готовности предприятия к внедрению СЭД.

• Роль предпроектного обследования организации делопроизводства предприятия.

• Проблемы этапов внедрения системы электронного документооборота.

- Как выбрать  СЭД. Примеры систем. Разбор систем электронного документооборота на примере программы Директум.

• Классификация кадровых документов. Виды кадровых документов: штатное расписание, заявление, приказ, трудовой договор, должностная инструкция и т.д.

• Поэтапные процедуры оформления приема и увольнения сотрудников. Типичные ошибки документирования процедур приема и увольнения.

• Документирование предоставления отпусков работникам. График отпусков.

• Трудовая книжка работника: учет, правила внесения записей. Обеспечение сохранности трудовых книжек.

• Личная карточка работника: - обязательность заполнения   - внесение записей в периоды работы. Учет и хранение личных карточек.

- Практика заполнения кадровых документов

• Основные признаки формирования дел.

• Требования к составлению номенклатуры дел, определение сроков хранения документов. 

• Включение электронных документов в номенклатуру дел.

• Организация текущего хранения документов.

• Подготовка и обработка дел к передаче на архивное хранение.

- Практика разработки номенклатуры дел

• Роль секретаря - помощника руководителя, как участника процесса документационного обеспечения управления предприятием.

• Функции и должностные обязанности секретаря.

• Деловые и личностные характеристики современного секретаря.

• Имидж секретаря, соответствующий имиджу организации.

• Техническое оснащение и организация рабочего места в приемной.

• Рациональное планирование рабочего времени секретаря.

• Совершенствование взаимодействия руководителя и секретаря за счет участия в планировании, рациональном распределении рабочего времени руководителя  и расстановки приоритетов.

• Организация переговоров и деловых приемов. Протокол деловых встреч и переговоров. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.

• Технология общения с иностранными партнерами: программа пребывания иностранной делегации. 

• Подготовка помещения для проведения переговоров, встреча в аэропорту, рассадка в автомобиле, размещение в гостинице.

• Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя. Приказ о служебной командировке, служебное задание, командировочное удостоверение.

• Подготовка и  порядок проведения коллегиальных мероприятий. Оперативные совещания. Документирование решений коллегиальных мероприятия.

• Правила организации приема посетителей. Порядок записи на прием. Подготовка к приему и его проведение.

• Документирование результатов личного приема.

• Правила сервировки чайного стола.

• Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений. Основы эргономики офиса и флористики.

• Конфликтология. Управление организационным конфликтом. Виды, причины, стадии развития конфликта. Стили поведения в конфликте. Этапы разрешения и способы урегулирования конфликта. Методы профилактики конфликтов.

• Стресс-менеджмент. Причины и симптомы стрессового напряжения. Способы сохранения и восстановления эмоционального равновесия и работоспособности. Антистресс - профилактика.

• Условия переговорного процесса. Стратегии ведения переговоров. Анализ эффективности основных стратегий ведения переговоров.

• Инструменты тайм - менеджмента

• Подготовка и планирование переговоров. Анализ факторов ситуации и поведения участников. 

• Правила разработки сценария  переговоров. Этапы переговорного процесса.

• Эмоциональная составляющая в переговорах.

• Конструктивное поведение. Противодействие неконструктивному поведению.

• Разработка и совершенствование системы документооборота на предприятии